ORGANIZACIÓN
Objetivos:
- Identificar a
- Comprender qué aspectos variables involucra
- Valorar cada aspecto variable de
A.
¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN ?
En la fase
de Organización, un gerente no sólo debe saber qué actividades administrar,
quiénes ayudarán, quiénes recibirán ayuda y de qué modo se agruparán las
tareas, sino también cuáles serán los canales de comunicación, qué relaciones
habrá entre los distintos grupos y cuál será la constitución general del grupo
de trabajo.
B.
VARIABLES
BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN
1. ESTRUCTURA
Después de
fijar las metas, los planes y las estrategias de la organización, los gerentes
deben desarrollar una estructura efectiva que facilite el logro de los
objetivos; entendiéndose por “Estructura” de la organización, al marco formal o
el sistema de comunicación y autoridad de la organización. Esto incluye desde crear reglas y
reglamentos, designar jefes y darles autoridad, hasta elaborar descripciones de
puestos para que los miembros sepan lo que deben hacer.
La estructura
de toda organización posee tres componentes: 1) Complejidad, 2)
Formalización y 3) Centralización.
La formalización,
en cambio, se refiere al grado en que una organización depende de reglas y
procedimientos para dirigir el comportamiento de sus empleados. Entre más sean las normas y reglamentos de
una organización, más formal será su estructura.
La centralización
define dónde está la autoridad para la toma de decisiones. En algunas empresas la toma de decisiones se
centraliza en los niveles superiores de la gerencia. Otras organizaciones utilizan la
descentralización, delegando la toma de decisiones a los niveles más bajos de
la gerencia.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Otro aspecto
que el gerente debe determinar es el grado de autoridad y responsabilidad que
tendrán los agentes de la organización; entendiéndose por autoridad, a los derechos
inherentes en una posición gerencial, para dar órdenes y esperar que se
obedezcan; y por responsabilidad, a la sanción, recompensa o penalidad que
acompaña al ejercicio del poder. Existen
2 formas de relación de autoridad: la autoridad de línea y la autoridad de
staff.
Autoridad de Línea:
Son los derechos que se delegan con el objeto de alcanzar las metas de la
organización. Un gerente con autoridad
de línea tiene derecho a dirigir el trabajo de sus subordinados y tomar
decisiones sin consultar a otros. Sin
embargo, forma parte e una cadena de mandos; es decir, de un plan que
especifica quién depende de quién en una organización; por lo cual, siempre
estará sujeto a la dirección de un superior, salvo que constituya el nivel más
alto de la organización.
Autoridad de Staff:
Es la autoridad conferida a las personas que ofrecen asesoría y servicios a los
gerentes de líneas.
2. PERSONAS
Las personas
que integran una organización pueden dividirse en dos categorías: el Personal Operativo, que es el
grupo compuesto por personas que trabajan directamente en un puesto o tarea y
no tienen autoridad para supervisar la tarea de los demás; y los Gerentes, que son las personas que tienen a sus cargos
subordinados, aunque a veces pueden tener responsabilidad operativas.
3. AMBIENTE
A
fin de que la organización alcance los objetivos que se ha fijado, que
normalmente se refieren a lucro o ganancia, las personas necesitan de un
ambiente adecuado para la realización de sus tareas. Esto incluye:
a) Iluminación: en lo posible, luz natural;
también influye el color de la pared, para lo cual se tendrá en cuenta el
índice de reflexión, que es la capacidad del color de expandir la luz. El blanco tiene un índice de 85%; el cremita,
70%; el verde claro, 55% y el celeste, 50%.
b) Temperatura: debe mantenerse, en lo posible,
un ambiente de oficina (21 a 23º c) para que las personas puedan producir al
máximo de su capacidad.
c) Sonido: es la percepción que se percibe por
el oído; tiene un aspecto negativo, cuando lo que se percibe es ruido, y uno
positivo, cuando lo que produce es placer.
En la organización las áreas que generan ruido deben ser separadas de
las áreas que necesitan más tranquilidad; por ejemplo, Ventas debería separarse
de Contabilidad.
4. TAREAS
Tiene
relación con la división del trabajo.
Cada persona en la organización realiza una tarea específica, con lo que
se logra también la especialización de las personas en la tarea que realiza.
5. TECNOLOGÍA
Todas
las organizaciones deberían proveer a su personal los recursos necesarios para
que se desempeñe eficaz y eficientemente.
Para ello, debe contar con la tecnología apropiada, de acuerdo a la
exigencia de nuestro tiempo. Poseer
recursos obsoletos no contribuirán al logro de los objetivos de la
organización.
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