El ciclo contable

1.   Nociones Generales

La práctica contable constituye un proceso compuesto por distintas fases o etapas que abarca, desde el hecho administrativo reflejado en el documento de la operación realizada hasta el Balance General, suma y compendio del trabajo contable.

La vida de la empresa se divide en ciclos temporales de igual duración.  Cada uno de ellos se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre del mismo año.  Estos periodos anuales se denominan “Ejercicios Administrativos”.  En algunas empresas, como las que se dedican a la explotación agrícola, el periodo administrativo se inicia el 1 de mayo y finaliza el 30 de abril siguiente.  En todo caso, cuando las condiciones de la empresa recomiendan un ajuste de su contabilidad a un periodo distinto al del año natural, es posible solicitarlo de la Administración, la cual accederá al pedido, toda vez que el mismo esté debidamente justificado.

En cualquier caso, el Ciclo Contable es un periodo creado artificialmente que se inicia con la Apertura (inventario de apertura o de fin de ejercicio), se desarrolla con las operaciones de gestión (compras y ventas, giros, cobros, pagos, etc.) y concluyen con la liquidación y cierre.

2.   Fases o Periodos del Ciclo Contable

A.  Periodo de Iniciación

El objetivo de este periodo es dejar constancia de los bienes, derechos y obligaciones iniciales de la empresa determinando el capital a través del inventario, y la reapertura del nuevo ejercicio económico.

En resumen, después de determinar el inventario y efectuar el asiento de apertura (o reapertura) en el Libro Diario, se pasan las cuentas generales o sintéticas al Mayor, y las cuentas subdivisionarias o analíticas a los diversos auxiliares o fichas, con lo que se termina la fase inicial del ciclo contable.

B.   Periodo de Desarrollo

Este periodo se inicia con el Análisis Precontable, en base a los comprobantes de los hechos que se desean registrar.  Posteriormente se inicia la registración contable de las operaciones comerciales de la empresa, correspondientes al ejercicio administrativo en desarrollo.  Sean los hechos que fueren (permutativos, modificativos o mixtos), las registraciones han de ajustarse a los PCGA, a los principios fundamentales de la partida doble y a las normas contables vigentes.

En todo caso, los informes que suministre la Contabilidad han de ser:

Correctos: se procurará evitar los errores de forma y de fondo para lo cual se debe hacer una adecuada interpretación de los hechos contables, acompañado de un eficiente sistema de control de los registros (punteo de libros, balance de comprobación…).

Actuales: los registros contables deben estar actualizados para responder con rapidez y efectividad cualquier demanda de información que se le haga.

Analíticos y sintéticos al mismo tiempo, de modo que sirvan para todos los niveles jerárquicos de la empresa.

C.   Periodo de Resultado o de Liquidación del Ejercicio

Tiene por objeto determinar el resultado del ejercicio; es decir, si hubo pérdida o ganancia y proceder al cierre de las cuentas.  Este periodo cierra, generalmente, los doce meses anteriores de gestión empresarial; y aunque muchas empresas modernas producen estados contables parciales (mensuales, bimestrales, trimestrales) para mejorar su gestión, el periodo de Liquidación de Ejercicio se refiere a la liquidación del ejercicio económico anual. 

La Ley 125/91 que establece el régimen tributario vigente, dispone como norma general que el nacimiento de la obligación tributaria (Impuesto a la Renta)  se configurará al cierre del ejercicio fiscal, el que coincidirá con el año civil.  Sin embargo, la Administración Tributaria está facultada a autorizar a las empresas para que el ejercicio fiscal coincida con el ejercicio económico, siempre que lleve la contabilidad de acuerdo a los PCGA y a las disposiciones legales vigentes.  El método de imputación de las rentas y de los gastos, será el de lo devengado en el ejercicio fiscal (Ley 125/91, Art. 6 y Dto. 14002/92).

Los pasos necesarios para llegar a la determinación del resultado periódico y del patrimonio de la empresa, a fin del periodo, son los siguientes:

a)    Balance de comprobación de sumas y saldos preliminar

b)    Inventario de fin de ejercicio

c)    Asientos previos de regularización o de ajuste

d)    Balance de liquidación de ejercicio

e)    Asiento de regularización o de liquidación del ejercicio

f)     Asiento de aplicación de resultado

g)    Asiento de cierre

C.01. Cierre de cuentas

Una vez que se haya formulado el Balance General y obtenido el resultado económico de la empresa, se procederá a cerrar las cuentas por finalización del ciclo contable, para luego dar inicio a otro periodo económico.

C.01.01. Asientos de liquidación de ejercicio o de regularización

Tienen por objeto refundir o pasar los saldos de las cuentas subdivisionarias a “Pérdidas y ganancias” para conocer la utilidad o pérdida neta del ejercicio. 

Para traspasar los saldos de las cuentas de resultados a la de Pérdidas y Ganancias, es necesario hacer dos asientos.  En el primero se traspasan los saldos deudores y en el segundo, los acreedores.  Los saldos de las cuentas de resultados se toman del Balance de Saldos ajustados o Estado de Pérdidas y Ganancias.  Para ello se formulan dos asientos en el libro Diario, tras los cuales, las cuentas de resultados quedan saldadas, figurando con saldo solamente la cuenta de Pérdidas y Ganancias; si el saldo fuese deudor, representará pérdida del ejercicio; si fuere acreedor, utilidad neta del ejercicio.

Asiento de liquidación de ejercicio:

 ¡SÓLO PARA                 

LOS MEJORES!

Las cuentas se clasifican por su contenido o extensión en: Recompuestas, Compuestas, Colectivas o Sintéticas y Analíticas.

Cuentas Recompuestas: surgen de la reunión de varias cuentas compuestas (Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Resultados Positivos, Resultados Negativos).

Cuentas Compuestas: surgen de la unión de varias cuentas sintéticas que guardan entre sí ciertas analogías, por ejemplo: Activo Corriente, Pasivo Corriente, Activo No Corriente, etc.  Las cuentas Compuestas abarcan también el nivel de masas patrimoniales como: Disponibilidades, Créditos, Bienes de Cambio, etc.  Las cuentas recompuestas y las compuestas no se emplean en las registraciones.

Cuentas Sintéticas: Son las cuentas generales, utilizadas en las registraciones contables, por ejemplo: Caja, Mercaderías, Proveedores, etc.

Cuentas Analíticas: Sirven para incorporar una mayor especificación a las cuentas.  Por ejemplo, Caja puede dividirse en las cuentas analíticas: Recaudaciones a Depositar, Fondo  Fijo, etc.

En el Plan de Cuentas esta clasificación se visualiza de la siguiente manera:

1.000 ACTIVO (Recompuesta)

* 1,100 CIRCULANTE (Compuesta)

* 1,110 DISPONIBILIDADES (Comp.)

* 1,111 Caja (Sintética)

1,111,01 Caja Moneda Extranjera (Analít.)
1,111,02 Fondo Fijo (Analítica)
1,111,03 Recaudaciones a Depositar (An.)