1.
DESARROLLO DE
CONCEPTOS DE LA A.P .O.
La implantación del sistema exige, en
primer lugar, que la organización defina su visión y su misión, y establezca
objetivos a largo plazo (generalmente quinquenales o decenales). Cuando la empresa sabe con precisión en qué
negocio se mueve y a dónde quiere llegar, se encuentra en condiciones de
establecer los objetivos anuales, y en función a éstos, los objetivos de cada gerente o departamento, para ese
periodo de tiempo. La particularidad del
sistema radica en que, participan activamente del establecimiento de objetivos
y el planeamiento las autoridades organizacionales (Gerente General, Director,
Propietario) con sus subalternos inmediatos (Gerentes de división, Directores
Departamentales). Ambos niveles
identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno
en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la
operación de la empresa. De esta manera
la organización funciona como un engranaje en que las fuerzas se cohesionan
para alcanzar las objetivos fijados, se eliminan dudas, cada nivel sabe lo que
se espera de él y es capaz de evaluar regularmente su desempeño. En este estilo exigente y equilibrado de
administración de empresas, los resultados esperados pasan a conformar los
estándares de desempeño bajo los cuales los gerentes serán evaluados.
Características de la APO
1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior
La mayor parte
de los sistemas de la APO
utiliza el establecimiento conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su
superior participan del proceso de establecimiento y fijación de
objetivos. Esta participación, no
obstante, varía mucho según sea el sistema adoptado. En la mayoría de los casos, el superior hace
el trabajo preliminar, mientras que en otros, los consultores externos hacen
casi todo.
La participación del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia
durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar
la propuesta de reestructuración del trabajo, con relativa autonomía en el
desarrollo del plan.
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición
Básicamente la APO
está fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden llamarse objetivos, metas,
propósitos o finalidades; sin embargo, la idea básica es la misma: definir los
resultados que un gerente, en determinado cargo, deberá alcanzar. Con frecuencia, los sistemas de la APO definen objetivos
cuantificables (numéricos) y con tiempos predeterminados. Algunos definen objetivos subjetivos para los
cargos de staff. La mayoría de los
sistemas acepta de cuatro a ocho objetivos para cada posición específica,
aunque, en muchos casos, pueden existir hasta diez.
3. Interrelación de los objetivos departamentales
Siempre existe
alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes,
aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios; en
contrapartida, la interrelación de objetivos sucede en forma natural, casi
automática, entre ciertos departamentos, como entre los del Departamento de
Ventas y los de Producción.
4.
Elaboración de planes tácticos y
de planes operacionales con énfasis en la medición y el control
A partir de los
objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior (o sólo el
ejecutivo, que posteriormente obtiene la aprobación de su superior) elaboran
los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen
en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento. Seguidamente, los planes tácticos se
descomponen y detallan mejor en planes operacionales.
En todos estos
planes la APO
hace énfasis en la cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los resultados
alcanzados y compararlos con los resultados planeados. Si un objetivo no puede medirse, sus
resultados no podrán conocerse. De la
misma manera, si un objetivo no puede ser controlado, al alcanzarlo, no se lo
podrá evaluar. La medida y el control
son los dos factores que causan mayores dificultades en la implantación de la APO , pues si no se puede medir
el resultado, es mejor, simplemente, no utilizar el sistema.
5.
Continua evaluación, revisión y
reciclaje de los planes
Prácticamente,
todos los sistemas de la APO tienen alguna forma de evaluación y revisión
regular del progreso realizado, a través de los objetivos ya alcanzados y de
aquéllos por alcanzar, permitiendo así el tener en cuenta algunas previsiones,
y el fijar nuevos objetivos para el periodo siguiente. Generalmente existe un ciclo típico de la APO que contiene las
siguientes etapas:
a.
A partir de
los objetivos globales de la empresa y de la planeación estratégica, se
establecen los objetivos por departamento para el primer año, en una reunión
entre el ejecutivo (gerente del departamento) y su superior.
b.
El ejecutivo
(en otra reunión con su superior) elabora su plan táctico que le permitirá
alcanzar los objetivos fijados por departamento.
c.
El ejecutivo
elabora conjuntamente con sus subordinados los planes operacionales necesarios
para la implementación del plan táctico del departamento.
d.
Los
resultados de la ejecución de los planes se evalúan y comparar continuamente
con los objetivos fijados.
e.
En función
con los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los planes o a
modificar los objetivos establecidos.
f.
En el ciclo
siguiente, se establecen los objetivos por departamento para el segundo año, en
una reunión entre el ejecutivo y su superior, tomando como base los resultados
del primer año.
g.
Se repite la
secuencia del ciclo indicado anteriormente.
6.
Participación activa de la
dirección
Existe una gran participación del
superior. La mayor parte de los
sistemas de la APO
involucran más al superior que al subordinado.
En algunos casos, el superior establece los objetivos, los “vende”, los
mide, y evalúa el progreso. Ese proceso,
frecuentemente utilizado, es mucho más un control por objetivos que una
administración por objetivos.
7. Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas
La implantación de la APO requiere del fuerte apoyo de un staff previamente
entrenado y preparado. El enfoque del
tipo “hágalo usted mismo” no es aconsejable en la APO, pues ésta exige
coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser efectuado por el
staff.
En resumen,
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El ciclo continuo de la APO según el Prof. Paulino Aguayo
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