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HALLAZGO
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El Hallazgo, en Auditoría, constituye uno de los aspectos más importantes del trabajo del auditor, ya que
es el punto de partida del proceso que tiene como finalidad corregir el desvío que se ha identificado.
P.P. 136-144 del Manual de
Auditoría Gubernamental del Paraguay - Unificado
5.5.5 Determinación de los
Hallazgos
La aplicación de técnicas y
procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas
técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones,
hechos o relaciones específicas.
Para que dichas situaciones sean consideradas hallazgos, deberán ser
evaluadas, discutidas y valorizadas por los auditores, considerando sus causas
(factores que determinaron que sucediera la situación) y efectos (resultados de
la ocurrencia de la situación anterior) y determinando su cuantificación.
El hallazgo representa un hecho relevante que se
constituye en resultado determinante en la evaluación específica de un asunto
en particular. Se refiere a deficiencias
o debilidades encontradas que inicialmente se presentan como observaciones,
y se configuran como hallazgos una vez evaluadas, valoradas y validadas, con
base en la respuesta de la administración.
La palabra "hallazgo"
en auditoría representa un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante
en la evaluación específica de un asunto en particular, al comparar la
condición con el criterio.
El hallazgo
normalmente se refiere a deficiencias o debilidades, pero es importante señalar
que también existen hallazgos positivos.
Hallazgo
Hecho
suficientemente importante que se debe resaltar y comunicar dentro del proceso
auditor
Los hallazgos se constituyen en
un componente importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el
análisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes refleja la
situación de la organización auditada.
La información que sustenta un
hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma ló gica, clara y
objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos.
La valoración
de los hallazgos debe ser producto del análisis y juicio profesional y objetivo
de los auditores.
5.5.5.1 Características del
Hallazgo
Objetivo: Contar con fundamento
que surja de la comparación entre el criterio y la condición y/o situación
relevada.
Fáctico: Basado en hechos y
evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como
son, independientemente del valor emocional o subjetivo.
Verificable: Que se pueda
confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
Basado en hechos y evidencias
verificables.
Claro y preciso.
Relevante: Donde la
materialidad y frecuencia merezca ser informada y reportada, de manera de
aportar información útil a la administración y que contribuya a la eficiencia y
eficacia.
Cada uno de estos requisitos
está sujeto a interpretaciones personales, pues estas consideraciones con
relación a las características ayudan a reconocer y desarrollar hallazgos.
Aunque no se
definen estos términos, se presentan ciertas consideraciones básicas que serán
utilizadas al reconocer y desarrollar los hallazgos que, si se aplican
adecuadamente, ayudarán a lograr las características y requisitos que lo
identifican.
5.5.5.2 Diez Pasos para
Evaluar y Validar Hallazgos
Una debilidad o deficiencia que
potencialmente pueda convertirse en hallazgo deberá debatirse y analizarse en
mesa de trabajo. Éste análisis debe ser amplio, honesto, crítico y que
posibilite determinar las relaciones que se dan entre hechos y situaciones
involucradas en el hallazgo.
Para que el equipo de auditoría
tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los
presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, es importante que en mesa
de trabajo desarrolle los diez pasos que ha continuación se proponen:
Primer Paso: Evaluar la
Condición
Consiste en establecer y reunir
los hechos deficientes relativos al hallazgo, mediante el debate y la
valoración de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, el cómo,
el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones.
Este análisis incluye la
comparación de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.
La Condición (EL SER)
Es la situación actual
encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o proceso. La
condición puede reflejar el grado de cumplimiento de los criterios.
Es importante que la condición
se relacione directamente con el criterio o estándar de comparación, la
condición determina como se comporta la Entidad en el logro de las metas
expresadas como criterios.
La condición puede tener los
siguientes comportamientos:
Se
ajusta satisfactoriamente a los criterios
No
se ajusta a los criterios
Se
ajusta parcialmente a los criterios
Supera a los criterios
Comparación entre el
“Criterio” y la “Condición”
La mayoría
de los hallazgos de auditoría se originan de la comparación entre "lo que
es" -Condición- con "lo que debe ser" -Criterio-. Cuando el
auditor identifica una diferencia entre los dos, ha efectuado el primer paso en
la detección de un hallazgo.Cuando la condición supera positivamente el
criterio puede existir un hallazgo positivo, si se tiene en cuenta que el
objetivo de la auditoría es evaluar e informar sobre la efectividad de una
Entidad.
En la evaluación de condiciones
y criterios o normas juega un papel importante el conocimiento profesional, la
experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor.
Segundo Paso: Identificar
Niveles de Autoridad y Responsabilidad
Se hace necesario identificar
los responsables de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad
y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a un potencial
hallazgo, con el propósito de determinar con quiénes se deben interactuar y
dirigir las comunicaciones formales pertinentes.
Tercer Paso: Verificar las
causas de la Deficiencia
El auditor debe identificar,
revisar y comprender de manera imparcial las causas de una deficiencia, antes
de dar inicio a otros procesos de carácter legal.
Es importante saber el origen
de la situación adversa, por qué persiste y sí existen procedimientos internos
para evitarla.
Generalmente una debilidad en
el sistema de control interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser
corregida desencadene en nuevas deficiencias.
Al comprender la causa de la
deficiencia, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que
requerirán que el auditor complemente su examen.
Cuarto Paso: Valorar los
Efectos e Importancia de la Deficiencia
La evaluación y validación de
hallazgos implica determinar la suficiencia, pertinencia y procedencia de la
evidencia, así como la obtención de conclusiones que demuestren deficiencias
significativas en el manejo de recursos, cumplimiento de objetivos, errores e
irregularidades en la preparación y presentación de los Estados contables y/o
incumplimiento o violación de normas aplicables a la Entidad.
Una
deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o
irregularidad que genera resultados adversos para la Entidad y desconfianza en
sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos o actividades
de la organización, aquí las consideramos principalmente en:
- La
Gestión: Son situaciones o hechos que afectan el buen uso de los recursos
puestos a disposición de la administración y que generalmente se manifiestan en
el incumplimiento de objetivos, metas y programas y/o la insatisfacción del
cliente o usuario.
- La
Información Contable: Es aquella que afecta a los Estados Contables en su
conjunto, por la violación de obligaciones contractuales, transacciones dudosas
u omisión en las revelaciones requeridas por norma. Esta deficiencia puede
llevar a que los resultados financieros individualmente sean aparentemente
positivos o a un conjunto de errores de menor cuantía pero que sumados
adquieren significativa importancia.
- La
Legalidad: Se presenta cuando normas vigentes y aplicables a la Entidad no son
acatadas por sus administradores, las cuales podrían ser conductas cuya
reprochabilidad se encuentran tipificadas en la legislación vigente.
Al emitir un juicio u
opinión, se deben considerar las circunstancias que rodean la Entidad como su
naturaleza, organización y el ambiente en que ésta opera, las cuales en muchas
ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.
Quinto
Paso: Determinar si la deficiencia es Recurrente o Esporádica
Es necesario
establecer con qué frecuencias ocurren ciertas deficiencias e irregularidades y
aunque éstas no sean recurrentes, individualmente consideradas pueden tener
gran importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial.
Así, una condición
adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente
aún, pero podría tener consecuencias trascendentes si no se elimina.
Sexto
Paso: Valorar la Evidencia
Se hace necesario
evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que respaldan las
conclusiones, si ésta no cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia
es necesario realizar procedimientos adicionales de auditoría.
Las evidencias
obtenidas a través de distintas fuentes y técnicas, cuando llevan resultados
similares, generalmente proporcionan un mayor grado de confiabilidad.
El equipo de
auditoría debe confiar en evidencias que son de naturaleza concluyente.
El grado de confiabilidad debe ser alto en las
áreas más vulnerables o que puedan dar lugar a controversia.Durante una
auditoría, es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de
recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las
conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier
decisión, la relación costo/beneficio.
La validez de la evidencia
depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar
al auditor.
Séptimo Paso: Requerimientos
sobre Observaciones Detectadas
Una vez logrado el consenso en
mesa de trabajo frente al análisis, alcance y tipo de observaciones, éstos
deben ser requeridos por escrito a los funcionarios responsables de la Entidad
auditada, y la respuesta que dé sobre las observaciones, proporcionan elementos
de juicio que ayudan a soportarlas y validarlas, al mismo tiempo que permite a
la administración implementar acciones correctivas oportunamente.
El descargo permite identificar
posibles causas de las deficiencias, comprender mejor la situación objeto de
evaluación, reducir el tiempo en el proceso de validación e ir construyendo el
reporte de auditoría buscando que éste sea oportuno.
La Entidad deberá dar respuesta
a las observaciones presentadas por el equipo de auditoría dentro de los plazos
establecidos en las normas vigentes.
Octavo Paso: Validar la respuesta
de la Entidad
La respuesta de la Entidad a
las observaciones requeridas, puede en ocasiones develar que en ejercicio de su
discrecionalidad la administración toma decisiones con las cuales el auditor
puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es
posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento. En este
caso el auditor debe tratar de ser lo más objetivo posible.
Noveno Paso: Concluir sobre
las Observaciones
En mesa de trabajo se valoran
las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, las respuestas de la Entidad
auditada y la clase de observación, para luego ser trasladado a las instancias
correspondientes.
Igualmente,
se deben solicitar a la Entidad las acciones correspondientes para corregir las
deficiencias, las cuales harán parte del Plan de Mejoramiento que la Entidad
debe presentar dentro del plazo establecido.Toda observación negativa implica
una deficiencia de la administración y por ende del sistema de control interno.
La administración debe implementar las acciones correctivas, tendientes a
evitar la ocurrencia reiterada del evento.
Décimo Paso: Preparar
conclusiones
Es importante que el equipo de
auditoría llegue a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de
la deficiencia. Esto es esencial para determinar su inclusión en el informe.
Las conclusiones se deben
sustentar en mesa de trabajo, de manera que el equipo tenga los elementos de
juicios requeridos para comunicar las observaciones a la Entidad y para dar
traslado, cuando la situación lo amerite.
Para llegar a conclusiones el
auditor debe considerar:
Las condiciones y
circunstancias existentes en el momento en que ocurrió el hecho o se efectuó la
transacción bajo examen y no aquellas existentes en el momento de efectuar el
examen.
Para obrar con justicia,
objetividad y realismo deben evitarse juicios y conclusiones sobre el
rendimiento, basándose en una percepción tardía.
La auditoría siempre está
enfocada a mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse
cualquier asunto que no es perfecto. Sin embargo, cualquier evaluación de estos
asuntos, debe reflejar un juicio maduro y realista de lo que razonablemente se
puede esperar según las circunstancias.
La labor del auditor debe ser
lo suficientemente completa para fundamentar sus conclusiones y para poder
demostrar claramente su propiedad y racionalidad en la mesa de trabajo y a
otros en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones
simplemente porque el auditor las manifiesta.
5.5.5.3 Reportabilidad del
Hallazgo
La reportabilidad del hallazgo
depende de su importancia relativa o materialidad, aunque se trate de
situaciones aisladas. Si se tratasen de casos de importancia relativa y
materiales recurrentes se debe indicar además, la frecuencia de ocurrencia, el
efecto inmediato, los colaterales y los potenciales (remotos), sean o no éstos,
tangibles.
Los
auditores deben determinar los efectos financieros o pérdidas causadas por un
hallazgo de importancia relativa identificado, en cuanto ello sea posible.
De igual manera, ante la
imposibilidad de determinar el efecto, el hallazgo debe ser informado o
reportado.
En general, podrán considerarse
también como hallazgos, aquellas recomendaciones que contribuyan a la
eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos públicos, a la
racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general
sirva al mejoramiento contínuo de la organización.
5.5.6 Comunicación de los
Hallazgos a la Entidad
Una vez determinados los
hallazgos y consensuados por los auditores, los mismos deberán ser comunicados
a la Administración de la Entidad, con el propósito de conocer la opinión y
posición de ésta sobre ellos.
Para la discusión de los
hallazgos se impulsará la realización de una reunión, en la cual la Entidad,
dependencia o área auditada podrá presentar sus inquietudes y comentarios, y
los auditores darán respuesta a las mismas.
5.5.7 Evaluar las respuestas
de la Entidad
Una vez que la Administración
haya manifestado su opinión sobre los hallazgos reportados, los auditores deben
proceder a comunicar los hallazgos a las autoridades competentes, según sea su
connotación.
Los comentarios y respuestas de
la Administración sobre los cuales no se logre llegar a un acuerdo, deben ser
incluidos en el informe final de auditoría, haciendo expresa claridad sobre
ellos.
5.5.8 Definición de los
hallazgos a incluir en el Informe
Como producto de su trabajo de
ejecución, los auditores procederán a definir e identificar los hallazgos que
serán incluidos en el Informe final del trabajo de auditoría.
5.5.9 Supervisión del
trabajo de auditoría
El trabajo de auditoría debe
ser apropiadamente supervisado para mejorar su calidad y cumplir los objetivos
propuestos. La supervisión se aplicará al planificar y ejecutar el trabajo de
auditoria y al elaborar el correspondiente informe.
La
supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la
auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel
competente.En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el
auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados
directamente con el proceso del examen.
Se debe
dejar evidencia de la labor de supervisión que permita establecer la
oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.
