octubre 13, 2013

Organización

ORGANIZACIÓN

Objetivos:

  •  Identificar a la Organización dentro del Proceso Administrativ
  • Comprender qué aspectos variables involucra la Organización
  • Valorar cada aspecto variable de la Organización

             
A.     ¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN?

                                               La Organización es el segundo paso del Proceso Administrativo.  Es el conjunto de acciones que se realizan lógicamente tras la planeación, puesto que consisten en identificar las actividades necesarias para implementar las estrategias, clasificar las actividades, agruparlas, asignar a cada grupo un jefe con autoridad suficiente para supervisarlo, reunir y ordenar los recursos necesarios, materiales y humanos, a fin de que las tareas requeridas se cumplan en forma satisfactoria.
                                   En la fase de Organización, un gerente no sólo debe saber qué actividades administrar, quiénes ayudarán, quiénes recibirán ayuda y de qué modo se agruparán las tareas, sino también cuáles serán los canales de comunicación, qué relaciones habrá entre los distintos grupos y cuál será la constitución general del grupo de trabajo.

B.      VARIABLES BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN
    
1.  ESTRUCTURA

Después de fijar las metas, los planes y las estrategias de la organización, los gerentes deben desarrollar una estructura efectiva que facilite el logro de los objetivos; entendiéndose por “Estructura” de la organización, al marco formal o el sistema de comunicación y autoridad de la organización.  Esto incluye desde crear reglas y reglamentos, designar jefes y darles autoridad, hasta elaborar descripciones de puestos para que los miembros sepan lo que deben hacer. 
           
La estructura de toda organización posee tres componentes: 1) Complejidad, 2) Formalización y 3) Centralización.

La Complejidad es el nivel de diferenciación en una organización.  Cuanto más división del trabajo se observe en una empresa, tanto más niveles verticales habrá en la jerarquía; por otra parte, cuanto más dispersas geográficamente estén las unidades de la organización, más complejo será coordinar a las personas y sus actividades.

La formalización, en cambio, se refiere al grado en que una organización depende de reglas y procedimientos para dirigir el comportamiento de sus empleados.  Entre más sean las normas y reglamentos de una organización, más formal será su estructura.

La centralización define dónde está la autoridad para la toma de decisiones.  En algunas empresas la toma de decisiones se centraliza en los niveles superiores de la gerencia.  Otras organizaciones utilizan la descentralización, delegando la toma de decisiones a los niveles más bajos de la gerencia.





AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Otro aspecto que el gerente debe determinar es el grado de autoridad y responsabilidad que tendrán los agentes de la organización; entendiéndose por autoridad, a los derechos inherentes en una posición gerencial, para dar órdenes y esperar que se obedezcan; y por responsabilidad, a la sanción, recompensa o penalidad que acompaña al ejercicio del poder.  Existen 2 formas de relación de autoridad: la autoridad de línea y la autoridad de staff.

Autoridad de Línea: Son los derechos que se delegan con el objeto de alcanzar las metas de la organización.  Un gerente con autoridad de línea tiene derecho a dirigir el trabajo de sus subordinados y tomar decisiones sin consultar a otros.  Sin embargo, forma parte e una cadena de mandos; es decir, de un plan que especifica quién depende de quién en una organización; por lo cual, siempre estará sujeto a la dirección de un superior, salvo que constituya el nivel más alto de la organización.

Autoridad de Staff: Es la autoridad conferida a las personas que ofrecen asesoría y servicios a los gerentes de líneas.

2.  PERSONAS
           
Las personas que integran una organización pueden dividirse en dos categorías:  el Personal Operativo, que es el grupo compuesto por personas que trabajan directamente en un puesto o tarea y no tienen autoridad para supervisar la tarea de los demás; y los Gerentes,  que son las personas que tienen a sus cargos subordinados, aunque a veces pueden tener responsabilidad operativas.

3.  AMBIENTE

            A fin de que la organización alcance los objetivos que se ha fijado, que normalmente se refieren a lucro o ganancia, las personas necesitan de un ambiente adecuado para la realización de sus tareas.  Esto incluye:
a)  Iluminación: en lo posible, luz natural; también influye el color de la pared, para lo cual se tendrá en cuenta el índice de reflexión, que es la capacidad del color de expandir la luz.  El blanco tiene un índice de 85%; el cremita, 70%; el verde claro, 55% y el celeste, 50%.
b)  Temperatura: debe mantenerse, en lo posible, un ambiente de oficina (21 a 23º c) para que las personas puedan producir al máximo de su capacidad.
c)  Sonido: es la percepción que se percibe por el oído; tiene un aspecto negativo, cuando lo que se percibe es ruido, y uno positivo, cuando lo que produce es placer.  En la organización las áreas que generan ruido deben ser separadas de las áreas que necesitan más tranquilidad; por ejemplo, Ventas debería separarse de Contabilidad.

4.  TAREAS

            Tiene relación con la división del trabajo.  Cada persona en la organización realiza una tarea específica, con lo que se logra también la especialización de las personas en la tarea que realiza.

5.  TECNOLOGÍA

            Todas las organizaciones deberían proveer a su personal los recursos necesarios para que se desempeñe eficaz y eficientemente.  Para ello, debe contar con la tecnología apropiada, de acuerdo a la exigencia de nuestro tiempo.  Poseer recursos obsoletos no contribuirán al logro de los objetivos de la organización.


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