octubre 03, 2013

Hallazgo




HALLAZGO


















El Hallazgo, en Auditoría, constituye uno de los aspectos más importantes del trabajo del auditor, ya que
es el punto de partida del proceso que tiene como finalidad corregir el desvío que se ha identificado.


P.P. 136-144 del Manual de Auditoría Gubernamental del Paraguay - Unificado

5.5.5 Determinación de los Hallazgos
La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.
Para que dichas situaciones sean consideradas hallazgos, deberán ser evaluadas, discutidas y valorizadas por los auditores, considerando sus causas (factores que determinaron que sucediera la situación) y efectos (resultados de la ocurrencia de la situación anterior) y determinando su cuantificación.
El hallazgo representa un hecho relevante que se constituye en resultado determinante en la evaluación específica de un asunto en particular. Se refiere a deficiencias o debilidades encontradas que inicialmente se presentan como observaciones, y se configuran como hallazgos una vez evaluadas, valoradas y validadas, con base en la respuesta de la administración.
La palabra "hallazgo" en auditoría representa un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación específica de un asunto en particular, al comparar la condición con el criterio.
El hallazgo normalmente se refiere a deficiencias o debilidades, pero es importante señalar que también existen hallazgos positivos.
Hallazgo
Hecho suficientemente importante que se debe resaltar y comunicar dentro del proceso auditor
Los hallazgos se constituyen en un componente importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes refleja la situación de la organización auditada.
La información que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma ló gica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos.
La valoración de los hallazgos debe ser producto del análisis y juicio profesional y objetivo de los auditores.

5.5.5.1 Características del Hallazgo
Objetivo: Contar con fundamento que surja de la comparación entre el criterio y la condición y/o situación relevada.

Fáctico: Basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo.

Verificable: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

Basado en hechos y evidencias verificables.

Claro y preciso.

Relevante: Donde la materialidad y frecuencia merezca ser informada y reportada, de manera de aportar información útil a la administración y que contribuya a la eficiencia y eficacia.  
Cada uno de estos requisitos está sujeto a interpretaciones personales, pues estas consideraciones con relación a las características ayudan a reconocer y desarrollar hallazgos.
Aunque no se definen estos términos, se presentan ciertas consideraciones básicas que serán utilizadas al reconocer y desarrollar los hallazgos que, si se aplican adecuadamente, ayudarán a lograr las características y requisitos que lo identifican.

5.5.5.2 Diez Pasos para Evaluar y Validar Hallazgos
Una debilidad o deficiencia que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deberá debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Éste análisis debe ser amplio, honesto, crítico y que posibilite determinar las relaciones que se dan entre hechos y situaciones involucradas en el hallazgo.
Para que el equipo de auditoría tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, es importante que en mesa de trabajo desarrolle los diez pasos que ha continuación se proponen:

Primer Paso: Evaluar la Condición
Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos al hallazgo, mediante el debate y la valoración de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones.
Este análisis incluye la comparación de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.

La Condición (EL SER)
Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o proceso. La condición puede reflejar el grado de cumplimiento de los criterios.
Es importante que la condición se relacione directamente con el criterio o estándar de comparación, la condición determina como se comporta la Entidad en el logro de las metas expresadas como criterios.
La condición puede tener los siguientes comportamientos:
Se ajusta satisfactoriamente a los criterios
No se ajusta a los criterios
Se ajusta parcialmente a los criterios
Supera a los criterios

Comparación entre el “Criterio” y la “Condición”
La mayoría de los hallazgos de auditoría se originan de la comparación entre "lo que es" -Condición- con "lo que debe ser" -Criterio-. Cuando el auditor identifica una diferencia entre los dos, ha efectuado el primer paso en la detección de un hallazgo.Cuando la condición supera positivamente el criterio puede existir un hallazgo positivo, si se tiene en cuenta que el objetivo de la auditoría es evaluar e informar sobre la efectividad de una Entidad.
En la evaluación de condiciones y criterios o normas juega un papel importante el conocimiento profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor.

Segundo Paso: Identificar Niveles de Autoridad y Responsabilidad
Se hace necesario identificar los responsables de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a un potencial hallazgo, con el propósito de determinar con quiénes se deben interactuar y dirigir las comunicaciones formales pertinentes.

Tercer Paso: Verificar las causas de la Deficiencia
El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de una deficiencia, antes de dar inicio a otros procesos de carácter legal.
Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué persiste y sí existen procedimientos internos para evitarla.
Generalmente una debilidad en el sistema de control interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene en nuevas deficiencias.
Al comprender la causa de la deficiencia, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirán que el auditor complemente su examen.

Cuarto Paso: Valorar los Efectos e Importancia de la Deficiencia
La evaluación y validación de hallazgos implica determinar la suficiencia, pertinencia y procedencia de la evidencia, así como la obtención de conclusiones que demuestren deficiencias significativas en el manejo de recursos, cumplimiento de objetivos, errores e irregularidades en la preparación y presentación de los Estados contables y/o incumplimiento o violación de normas aplicables a la Entidad.
Una deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o irregularidad que genera resultados adversos para la Entidad y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos o actividades de la organización, aquí las consideramos principalmente en:
- La Gestión: Son situaciones o hechos que afectan el buen uso de los recursos puestos a disposición de la administración y que generalmente se manifiestan en el incumplimiento de objetivos, metas y programas y/o la insatisfacción del cliente o usuario.

- La Información Contable: Es aquella que afecta a los Estados Contables en su conjunto, por la violación de obligaciones contractuales, transacciones dudosas u omisión en las revelaciones requeridas por norma. Esta deficiencia puede llevar a que los resultados financieros individualmente sean aparentemente positivos o a un conjunto de errores de menor cuantía pero que sumados adquieren significativa importancia.

- La Legalidad: Se presenta cuando normas vigentes y aplicables a la Entidad no son acatadas por sus administradores, las cuales podrían ser conductas cuya reprochabilidad se encuentran tipificadas en la legislación vigente.
Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar las circunstancias que rodean la Entidad como su naturaleza, organización y el ambiente en que ésta opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.

Quinto Paso: Determinar si la deficiencia es Recurrente o Esporádica
Es necesario establecer con qué frecuencias ocurren ciertas deficiencias e irregularidades y aunque éstas no sean recurrentes, individualmente consideradas pueden tener gran importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial.
Así, una condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente aún, pero podría tener consecuencias trascendentes si no se elimina.

Sexto Paso: Valorar la Evidencia
Se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que respaldan las conclusiones, si ésta no cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia es necesario realizar procedimientos adicionales de auditoría.
Las evidencias obtenidas a través de distintas fuentes y técnicas, cuando llevan resultados similares, generalmente proporcionan un mayor grado de confiabilidad.
El equipo de auditoría debe confiar en evidencias que son de naturaleza concluyente.
El grado de confiabilidad debe ser alto en las áreas más vulnerables o que puedan dar lugar a controversia.Durante una auditoría, es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisión, la relación costo/beneficio.
La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.

Séptimo Paso: Requerimientos sobre Observaciones Detectadas
Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al análisis, alcance y tipo de observaciones, éstos deben ser requeridos por escrito a los funcionarios responsables de la Entidad auditada, y la respuesta que dé sobre las observaciones, proporcionan elementos de juicio que ayudan a soportarlas y validarlas, al mismo tiempo que permite a la administración implementar acciones correctivas oportunamente.
El descargo permite identificar posibles causas de las deficiencias, comprender mejor la situación objeto de evaluación, reducir el tiempo en el proceso de validación e ir construyendo el reporte de auditoría buscando que éste sea oportuno.
La Entidad deberá dar respuesta a las observaciones presentadas por el equipo de auditoría dentro de los plazos establecidos en las normas vigentes.

Octavo Paso: Validar la respuesta de la Entidad
La respuesta de la Entidad a las observaciones requeridas, puede en ocasiones develar que en ejercicio de su discrecionalidad la administración toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento. En este caso el auditor debe tratar de ser lo más objetivo posible.

Noveno Paso: Concluir sobre las Observaciones
En mesa de trabajo se valoran las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, las respuestas de la Entidad auditada y la clase de observación, para luego ser trasladado a las instancias correspondientes.
Igualmente, se deben solicitar a la Entidad las acciones correspondientes para corregir las deficiencias, las cuales harán parte del Plan de Mejoramiento que la Entidad debe presentar dentro del plazo establecido.Toda observación negativa implica una deficiencia de la administración y por ende del sistema de control interno. La administración debe implementar las acciones correctivas, tendientes a evitar la ocurrencia reiterada del evento.

Décimo Paso: Preparar conclusiones
Es importante que el equipo de auditoría llegue a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esto es esencial para determinar su inclusión en el informe.
Las conclusiones se deben sustentar en mesa de trabajo, de manera que el equipo tenga los elementos de juicios requeridos para comunicar las observaciones a la Entidad y para dar traslado, cuando la situación lo amerite.
Para llegar a conclusiones el auditor debe considerar:
Las condiciones y circunstancias existentes en el momento en que ocurrió el hecho o se efectuó la transacción bajo examen y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen.

Para obrar con justicia, objetividad y realismo deben evitarse juicios y conclusiones sobre el rendimiento, basándose en una percepción tardía.

La auditoría siempre está enfocada a mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. Sin embargo, cualquier evaluación de estos asuntos, debe reflejar un juicio maduro y realista de lo que razonablemente se puede esperar según las circunstancias.

La labor del auditor debe ser lo suficientemente completa para fundamentar sus conclusiones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad en la mesa de trabajo y a otros en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarán las conclusiones simplemente porque el auditor las manifiesta.

5.5.5.3 Reportabilidad del Hallazgo

La reportabilidad del hallazgo depende de su importancia relativa o materialidad, aunque se trate de situaciones aisladas. Si se tratasen de casos de importancia relativa y materiales recurrentes se debe indicar además, la frecuencia de ocurrencia, el efecto inmediato, los colaterales y los potenciales (remotos), sean o no éstos, tangibles.
Los auditores deben determinar los efectos financieros o pérdidas causadas por un hallazgo de importancia relativa identificado, en cuanto ello sea posible.
De igual manera, ante la imposibilidad de determinar el efecto, el hallazgo debe ser informado o reportado.
En general, podrán considerarse también como hallazgos, aquellas recomendaciones que contribuyan a la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento contínuo de la organización.

5.5.6 Comunicación de los Hallazgos a la Entidad
Una vez determinados los hallazgos y consensuados por los auditores, los mismos deberán ser comunicados a la Administración de la Entidad, con el propósito de conocer la opinión y posición de ésta sobre ellos.
Para la discusión de los hallazgos se impulsará la realización de una reunión, en la cual la Entidad, dependencia o área auditada podrá presentar sus inquietudes y comentarios, y los auditores darán respuesta a las mismas.

5.5.7 Evaluar las respuestas de la Entidad
Una vez que la Administración haya manifestado su opinión sobre los hallazgos reportados, los auditores deben proceder a comunicar los hallazgos a las autoridades competentes, según sea su connotación.
Los comentarios y respuestas de la Administración sobre los cuales no se logre llegar a un acuerdo, deben ser incluidos en el informe final de auditoría, haciendo expresa claridad sobre ellos.

5.5.8 Definición de los hallazgos a incluir en el Informe
Como producto de su trabajo de ejecución, los auditores procederán a definir e identificar los hallazgos que serán incluidos en el Informe final del trabajo de auditoría.

5.5.9 Supervisión del trabajo de auditoría
El trabajo de auditoría debe ser apropiadamente supervisado para mejorar su calidad y cumplir los objetivos propuestos. La supervisión se aplicará al planificar y ejecutar el trabajo de auditoria y al elaborar el correspondiente informe.
La supervisión es un proceso técnico que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel competente.En la auditoría gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor encargado, el supervisor y los niveles inmediatos superiores vinculados directamente con el proceso del examen.

Se debe dejar evidencia de la labor de supervisión que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.

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